AIDE A LA DECISION ET TRACABILITE
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La société franc-comtoise Protheos est un distributeur de prothèses de hanches et de genoux. En 2004, elle a confié à Aimagest Consultants le soin de déployer, en son sein, l’ERP Divalto. Objectif principal, assurer l’ensemble de la gestion avec des problématiques de traçabilité, d’aide à la décision et de gestion de dépôts. La solution est désormais en place et apporte toute satisfaction. Prochaine étape : son déploiement, dans sa version industrielle, au sein de la société “soeur” de Protheos, Protheos Industrie qui n’est autre que l’un de ses propres fournisseurs.
La prothèse a cela de particulier qu'elle se compose d'une multitude d'éléments adaptés à la morphologie du patient et nécessite un certain nombre d'instruments adaptés, eux, à la prothèse. Protheos fournit donc à ses clients, cliniques ou hôpitaux, des kits contenant ces 2 parties ; un kit pouvant inclure jusqu'à 150 articles. Autre particularité : les implants sont vendus alors que les ancillaires sont, eux, prêtés. Les allers-retours entre les clients et Protheos sont donc très importants.
Gestion des dépôts et traçabilité
Les prêts peuvent être, suivant le client, de durées plus ou moins longues. Les clients les plus assidus sont gérés en dépôts, les autres par des prêts de matériels qui peuvent aller jusqu'à 8 jours. L'intégrateur Ténor Aimagest a étoffé Divalto pour gérer au mieux cette partie. Il doit donc administrer un nombre important de dépôts clients. Pour faciliter cette gestion, l'ERP permet d'effectuer une facturation directement depuis un dépôt et de déclencher automatiquement son renouvellement. Le BL est alors envoyé au magasinier pour réapprovisionnement des pièces utilisées. La tâche de l’opérateur est largement simplifiée grâce à l'utilisation de lecteurs code-barres optiques dont le module annexe est intégré à Divalto. Au lieu de saisir une référence et une quantité, toute entrée ou sortie du stock s'effectue grâce à ces douchettes. Le magasinier peut donc gérer ainsi réceptions fournisseurs, expéditions ou encore prêts clients.
La prise en compte par l'ERP de la traçabilité des produits revêtait un caractère fondamental dans le projet. Les numéros de lots sont suivis avec dates de péremption : un implant n'est stérile que pendant une durée d'environ 5 ans. Quand cette date se rapproche, un accord entre la société et son fournisseur lui permet de faire reprendre l'implant par celui-ci.
Divalto a été sélectionné, entre autres, pour sa capacité à gérer la traçabilité mais aussi pour son ouverture qui lui permet notamment de dialoguer avec Excel. " Il est aisé de passer dans un sens comme dans l'autre et de se servir d'Excel comme un outil statistique complémentaire. Ceci dit, l'utilisation d'Excel tend à disparaître puisque l'intégration systématique d'Hyperion dans Divalto remplace très avantageusement le tableur et donne une toute autre dimension au pilotage et à la gestion statistique de l'entreprise " explique Monsieur Jacky Mougeot, directeur intérimaire et responsable du projet.
"Hyperion, c'est un excellent complément à Divalto. Il n'y a pas de limite aux statistiques ..."
Divalto Décisionnel, la puissance statistique à portée de tous
Divalto décisionnel (Hyperion Intelligence Explorer) est utilisé pour la gestion statistique mais aussi comme appui à la force commerciale itinérante. Les représentants, rarement au siège, ont besoin de disposer d'informations pratiques, synthétiques et à jour. Monsieur Mougeot a donc développé un certain nombre d'outils analytiques mis à leur disposition. Ils y ont accès par VPN et de manière totalement transparente. Ainsi, ils disposent de tableaux de bord leur permettant par exemple de connaître le chiffre d'affaire d'un client et le nombre de poses de produits par client systématiquement comparé de période à période et au mois de l'année précédente. Ils peuvent aussi savoir quels clients posent telle sorte de hanches ou quelles sortes de hanches pose un client précis.
Autre avantage, la base historique issue de leur précédent logiciel a été importée et peut être attaquée directement à partir d'Hyperion, ce qui permet d'assurer le suivi traçabilité sur l'activité la plus ancienne. On peut récupérer absolument tout : numéro de lot, numéro de facture, etc.
Monsieur Mougeot est satisfait du choix fait par son entreprise en fin d'année 2004 pour remplacer la solution Business Soft : " Divalto fonctionnait en avril suivant. Avec le recul, cette solution nous convient très bien. Les temps de réponse sont immédiats. La couverture fonctionnelle nous est adaptée et sa souplesse nous a permis de répondre aux spécificités de notre métier. L'équipe technique de l'intégrateur a été très réactive et a rapidement compris la problématique. Quant à Hyperion, c'est un excellent complément à Divalto. Il n'y a pas de limite aux statistiques dès que l'accès au dictionnaire est là ".
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